Política de usos de datos

POLÍTICA DE USO DE DATOS HABEAS DATA

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Introducción y objetivo de la política 

Es prioridad para EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S dar cumplimiento a la reglamentación aplicable a su actividad, por lo cual, la Compañía está comprometida con la seguridad de la información personal sus grupos de interés en general y por tanto, con dar estricto cumplimiento a la reglamentación vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, en virtud de lo cual, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales.

 

Derechos del titular del dato personal

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

 

(a)       Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

(b)       Solicitar prueba de la autorización otorgada a EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

(c)        Ser informado por EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

(d)       Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen,            adicionen o complementen.

(e)       Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionalesy legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o      Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

(f)        Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos (i) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable; (ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y/o (iv) Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

Deberes del responsable del tratamiento de datos personales

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

 

(a)       Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

(b)       Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la reglamentación aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

(c)        Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

(d)       Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(e)       Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

(f)        Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya          suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

(g)       Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

(h)       Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la   reglamentación aplicable.

(i)         Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

(j)         Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la reglamentación aplicable.

(k)        Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la reglamentación aplicable y en especial, para la atención        de consultas y reclamos.

(l)         Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

(m)      Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

(n)       Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

(o)       Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Finalidades del tratamiento de datos personales

Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. De esta manera, EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican en cuatro (4) grupos principales dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el Tratamiento.

 

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

 

Clientes        

Bases de Datos que tienen información de personas naturales que han adquirido productos de EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S para su propio uso comercialización a terceros y de potenciales clientes o consumidores.

 

Talento_humano       

Bases de Datos que contienen información personal de los siguientes grupos de interés: empleados actuales o retirados, jubilados y candidatos a procesos de selección, entre otros.

Proveedores               

Bases de Datos que contienen información de proveedores de cualquier tipo de bienes y servicios para EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S.

Función principal    Explicación

Procedimientos para el tratamiento de los datos personales

En EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S se ha designado un oficial de Habeas Data, quien es el encargado de liderar al interior de la Compañía toda la gestión asociada a las Bases de Datos. Nuestro Oficial de Habeas Data ha diseñado un Programa Integral de Gestión de Bases de Datos consistente en lo siguiente:

 

 

Mecanismos dispuestos como responsable del tratamiento de datos personales

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S a través de los medios dispuestos para ello, a saber: (i) Realizando la solicitud telefónicamente a través de las líneas de atención dispuestas para ello de acuerdo con lo establecido a continuación; (ii) Diligenciamiento del “Formato PQR”, (iii) Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico dispuesto por la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular o (iv) Remitiendo solicitud por escrito al domicilio social de la Compañía, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.

 

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a EGLO COLOMBIA ILUMINACION S.A.S la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

 

 

 

 

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