Política de uso de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

Dentro de su política empresarial, EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. se encuentra comprometida con el estricto cumplimiento de la normatividad aplicables en cada materia. Este es el caso de las normas aplicables al tratamiento de los datos personales de los distintos sujetos con quienes interactuamos. (clientes, proveedores, contratistas, empleados).

 

Por lo anterior, EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. en su calidad de responsable del tratamiento de los datos, está comprometida con la seguridad de la información personal sus grupos de interés, y en dar estricto cumplimiento a la reglamentación vigente sobre la protección de Datos Personales; en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, y en el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, en virtud de lo cual, ha adoptado la presente Política en materia de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

 

  1. Objetivo

 

La presente política establece los lineamientos aplicables en el proceso de recolección de datos de los titulares de los mismos, incluyendo, la autorización las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, los canales de atención, los procedimientos internos para su tratamiento, los puntos de contacto, la definición de las áreas responsables entre otros.

 

  1. Alcance

 

Esta política aplica a accionistas, clientes, trabajadores, funcionarios, socios comerciales, contratistas, administradores, colaboradores, proveedores, y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S., tenga algún vínculo, sea legal, comercial o convencional.

 

Todos los colaboradores de EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S., deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones, la cual aplica a todas las bases de datos, y archivos de información personal que este en poder de EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S., y que se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.

 

  1. Definiciones

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 

  1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

  1. Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con las cuales EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S., tiene una relación comercial.

 

  1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dentro de la consideración de Datos Personales se incluye, pero no se limita a, los datos de identificación demográficos y biográficos, la información de contacto y de localización, los datos catalogados como sensibles, la información financiera, las preferencias y comportamientos de consumo, los datos inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el titular o por terceros e información demográfica y transaccional, imágenes, fotografías, filmaciones;

 

  1. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

  1. Dato Público: Significa el dato que no es semiprivado, privado o sensible según los mandatos de ley o de la Constitución Política. Son considerados datos públicos, por ejemplo, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

 

  1. Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo, los datos financieros y crediticios de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.

 

  1. Dato Sensible: Significa el dato que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo, aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como los datos relativos a la salud y datos biométricos.

 

  1. Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del responsable del Tratamiento.

 

  1. Reclamo: Significa la solicitud del Titular o las personas autorizadas por éste o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

  1. Responsable: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.

 

  1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

 

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  1. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

 

Se aplicarán de manera armónica e integral para el tratamiento de los datos personales los siguientes principios:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Tratamiento de Datos

 

De acuerdo con los límites establecidos por la ley, EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S.; deberá tener en cuenta:

 

 

  1. Finalidades del tratamiento de datos personales

 

Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. De esta manera, EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican en cuatro (4) grupos principales dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el Tratamiento.

 

La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

 

En general se tendrán las siguientes finalidades de Gestión contable, fiscal, comercial y administrativa:

 

 

Frente a cada uno de los grupos mencionados se tendrán las siguientes finalidades:

 

 

Estas Bases de Datos corresponden a aquellas que tienen información de personas naturales que han adquirido productos de EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. para su propio uso, o comercialización a terceros, así como potenciales clientes o consumidores.

 

Función principal Explicación
Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia ·         Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.

·         Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.

·         Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

·         Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes para brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.

·         Confirmar los datos necesarios para la venta y entrega de productos y/o prestación de servicios.

·         Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía.

·         Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.

·         Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.

Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión ·         Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

·         Realizar encuestas de satisfacción.

·         Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

Publicidad y prospección comercial – Análisis de perfiles ·         Realizar actividades de geo referenciación y estudios estadísticos.

·         Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos ·         Gestión de facturación y cobro.

·         Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.

·         Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.

Finalidades varias – Fidelización de clientes ·         Implementar programas de fidelización

 

 

 

Son las Bases de Datos que contienen información personal de los siguientes grupos de interés: empleados actuales o retirados, y candidatos en procesos de selección, entre otros.

 

Función principal Explicación
Recursos humanos – Gestión de personal ·         Proceso de selección.

·         Administración de la relación laboral existente.

·         Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.

·         Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S.; o por terceros con los que éste tenga convenio.

·         Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.

·         Exámenes medico de ingreso, egreso y periódicos.

Recursos humanos – Gestión de nómina ·         Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral.
Recursos humanos – Control de horario y seguridad ·         Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados y validación de identidad para acceso a las instalaciones.

 

Recursos humanos – Prestaciones sociales ·         Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.
Finalidades varias – Procesos disciplinarios. ·         Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.
Recursos humanos – Formación de personal ·         Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
Recursos humanos – Promoción y selección de personal ·         Envío de información sobre convocatorias laborales.

·         Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia ·         Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.

·         Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.

·         Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión ·         Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

·         Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación laboral.

·         Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

 

Son las Bases de Datos que contienen información de proveedores de cualquier tipo de bienes y servicios para EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S.

 

Función principal Explicación
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores ·         Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

·         Verificación de datos a través de consulta en bases de datos públicas o privadas de centrales de riesgos y consulta de Compliance.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación ·         Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.
Finalidades varias – Prestación de servicios de certificación ·         Emisión de certificados y comprobantes.
Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia ·         Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.

·         Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.

·         Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

·         Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de la Compañía.

Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión ·         Evaluar la calidad de la relación contractual.

·         Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación contractual.

·         Preparar estudios de mercado.

 

 

 

Esta la Base de Datos contiene información de los accionistas de EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S., y tiene como finalidad la Atención, control, almacenamiento, aseguramiento, comunicación, acreditación, capacitación, registro, tramitación, procesamiento, autorización, consolidación, análisis de actividades y estrategias en las cuales se relacionan con EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S.

 

  1. Derechos del titular del dato personal

 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

 

 

 

 

 

 

 

De conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1075 de 2015, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

 

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

  1. Identificación del Responsable del tratamiento de datos personales y sus deberes.

 

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, y el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, el responsable del tratamiento de los datos personales que se regula por el presente documento es:

Nombre:                     EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S.

Identificación: 900.947.778-0

Domicilio:                  Chía; Cundinamarca

Dirección:                   Autopista Norte Km 19 Costado Oriental Lote 30

Correo electrónico:    piedad.mantilla@eglo.com.co

 

En su calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales, EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. tendrá los siguientes deberes:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Autorización del titular

 

Todo Tratamiento que EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

  1. Procedimientos para el tratamiento de los datos personales

 

En EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. se ha designado un oficial de Habeas Data, quien es el encargado de liderar al interior de la Compañía toda la gestión asociada a las Bases de Datos. Nuestro Oficial de Habeas Data ha diseñado un Programa Integral de Gestión de Bases de Datos consistente en lo siguiente:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Mecanismos dispuestos como responsable del tratamiento de datos personales

 

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. a través de los medios dispuestos para ello, siendo los siguientes:

 

 

 

Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

Estas solicitudes deberán contener como mínimo la siguiente información:

 

  1. Nombre e identificación del Titular del dato, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente a través de los medios dispuestos por EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S.
  2. Nombre, identificación del tercero autorizado por el titular, o por causa de ley, o mediante poder. Condiciones que deberán acreditarse.
  3. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar a la solicitud.
  4. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
  5. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

 

 

  1. Término de respuesta a solicitudes

12.1 Consulta

 

Luego de recibida la solicitud de consulta de datos por los medios establecidos, EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S., tendrá diez (10) días hábiles (Desde la recepción del requerimiento) para dar contestación al titular de la información. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En caso de que la solicitud no contenga los datos o requisitos necesarios para su trámite, se requerirá al solicitante para que complete o aclare la misma dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

12.2. Reclamos.

 

El Titular o sus causahabientes podrá solicitar la corrección, actualización o supresión, de sus datos, o presentar reclamos en relación con el tratamiento de sus datos ante EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S.

 

El reclamo deberá formularse mediante solicitud escrita identificado plenamente al Titular de los datos, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

Si el reclamo esta completo, el responsable del tratamiento de los datos advertirá en su base de datos que hay un “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicho aviso deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Seguridad de los datos personales

 

EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S. en aplicación al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante, lo anterior, EGLO COLOMBIA ILUMINACIÓN S.A.S., no garantiza la seguridad total de su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.

 

Comuníquese, publíquese y cúmplas

 

 

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LUZ PIEDAD MANTILLA SALGADO

Gerente General / Representante Legal

Fecha: febrero 2022

 

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